Gestionar y Liderar un Programa

Gestionar Programas no es lo mismo que Gestionar un conjunto de Proyectos

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Con el objetivo de aportar valor a los principales actores de su entorno (clientes, accionistas, empleados y comunidad), las organizaciones definen una visión y diseñan una estrategia que les permita instrumentarla. Definir dicha estrategia implica un ciclo de planificación, durante el cual la organización acuerda un plan sobre cuáles serán las metas y objetivos que desea lograr durante un periodo de tiempo, por ejemplo de tres o cinco años. El plan estratégico, a su vez, está subdividido en operaciones y en un portafolio de iniciativas que permiten la transformación de la organización hacia los objetivos planteados. Hemos visto varias organizaciones armar un tablero de metas y generar un cuadro de mando para monitorear cómo evolucionan los resultados hacia las metas trazadas, pero esto no es suficiente para que los resultados cambien. Una de las formas más efectivas para mover realmente los indicadores es creando un programa y nombrando a un líder de programa que se haga responsable de construir un equipo, organizar, planificar, ejecutar e impactar en los resultados. Las iniciativas de transformación en general son anuladas porque los recursos se encuentran todo el tiempo operando y por eso las técnicas de gestión de Portafolios, Programas y Proyectos cumplen un rol esencial. Se utilizan para asegurar la ejecución de la estrategia y la transformación y para asegurar que estas iniciativas impacten directamente en los indicadores estratégicos de la organización.

Liderando un Programa

Los programas son creados para que la organización obtenga beneficios concretos, que aportan valor al negocio. Por ejemplo, nosotros hemos apoyado en el diseño y ejecución de programas para bajar los costos de producción, aumentar la satisfacción de los clientes, aumentar la facturación a nivel internacional, mejorar el clima organizacional, entre otros.

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Un programa puede tener proyectos, sub programas y también puede tener una operación. La gestión del programa entonces debe gestionar todo esto pero con foco absoluto en obtener los beneficios cuantitativos o cualitativos. Al gestionar un programa debemos prepararnos y adaptarnos, ya que los programas tienen como objetivo primario liberar beneficios a la dirección o a la organización, a diferencia de los proyectos que se gestionan para generar los entregables o productos requeridos, cumpliendo con un alcance definido, cronograma, presupuesto y calidad.

El líder de programa debe ser capaz de:

• Entender el negocio.
• Tener visión analítica e integradora para poder definir proyectos y prioridades que realmente entreguen los beneficios cuanto antes y no solo cumplir hitos y entregar productos.
• Tener habilidades de liderazgo y gestión.
• Tener influencia a nivel de dirección para poder entusiasmarlos y obtener los recursos necesarios.
• Conformar un equipo de programa y fomentar la construcción de los equipos de proyecto.
• Ser capaz de subir al barco a todos los interesados que se necesiten para poder entregar los resultados.
• Comunicar en forma oportuna y efectiva a todos los niveles.
• Negociar con la dirección, con las áreas funcionales de la organización y con los clientes en particular la asignación de recursos y prioridades.
• Tener una fuerte orientación a resultados.

Desafíos en la gestión de un programa

Los desafíos más importantes para los gerentes de programa son la conformación de un equipo de alto desempeño y la correcta definición de los beneficios que deberá entregar el programa. De igual manera, los programas traen muchos cambios a la organización, por eso el líder y su equipo deben enfocarse en diseñar un plan para la transformación donde se tenga claro cuál es el propósito del cambio e incluya cómo se va a involucrar a los interesados de una manera rápida y eficiente.

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En Conclusión

La gestión de programas implica una visión más estratégica y generalista que la gestión de proyectos. El líder de programa es un socio clave, articulador de la ejecución de la estrategia, responsable por la liberación de beneficios a través de los distintos proyectos y actividades.

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Para lograr el éxito en la gestión de un programa (leer más sobre El Valor de La Gestión de Proyectos), es clave que el líder trabaje junto al equipo en el diseño y planificación del mismo, como también en la gestión del cambio organizacional. Esto hará que el equipo se involucre, se comprometa y motive a otros.

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Sobre los Autores

Cecilia Mato

Es parte del equipo de Gestión de Proyectos desde junio de 2015, dedicada a prestar servicios de implementación y operación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), en varios clientes.

Hilda Buriticá

Es parte del  equipo de Gestión de Proyectos de Xn, desde el 2013. Como consultora ha estado ayudado a los clientes en la implementación de sus Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), principalmente en las industrias de la Construcción y TI.

Cecilia Mato

Es parte del equipo de Gestión de Proyectos desde junio de 2015, dedicada a prestar servicios de implementación y operación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), en varios clientes. Tecnóloga en Procesamiento de Dados, graduada en la Universidad Mackenzie, Facultad de Tecnología, San Pablo, Brasil en 1985. Project Management Profesional (PMP) desde 2006. Vinculada al Capítulo del PMI de Montevideo, llegando a ser presidente (2014). Actualmente ocupa el cargo de Directora de Desarrollo Profesional y es voluntaria de PMIEF (Project Management Educational Foundation).

Hilda Buriticá

Es parte del  equipo de Gestión de Proyectos de Xn, desde el 2013. Como consultora ha estado ayudado a los clientes en la implementación de sus Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), principalmente en las industrias de la Construcción y TI. Ingeniera de Sistemas. Gerente de proyectos certificada PMP desde el 2011. Por más de 10 años desempeñó cargos de gerencia en el área de Tecnologías de la Información, en San Juan Puerto Rico, dirigiendo proyectos de infraestructura, telecomunicaciones y redes en empresas financieras. Actualmente es parte del grupo de docentes en gestión de proyectos para el PMI Capítulo Montevideo.