Por: Carolina Barrientos y Gastón Martirena
29 de enero de 2018

OKRs – una herramienta para ejecutar la estrategia ágilmente

Tengo que fijar mis objetivos y los de mi equipo, ¿Qué técnicas puedo usar? En esta época del año nos encontramos frecuentemente con esta pregunta cuando conversamos con nuestros clientes. Uno de los principales desafíos de los líderes es comunicar efectivamente la estrategia y traducirla en resultados concretos.

Técnicas para gestionar objetivos

Existen diferentes técnicas para gestionar por objetivos.  Si el entorno es altamente cambiante y lo que se busca es agilidad y movilizar a la organización con objetivos sumamente desafiantes, quizá pueda utilizar OKRs. Esta técnica le permitirá generar un alto compromiso en las personas ya que son ellos mismos los que proponen hasta donde son capaces de llegar.

OKRs: una herramienta para ejecutar la estrategia ágilmente

La gestión por objetivos nos ayuda a focalizar y alinear los esfuerzos de personas y equipos hacia los resultados deseados por la organización. Hacerlo de manera participativa potencia la responsabilidad por los resultados y la motivación de las personas. Los OKRs son un marco de trabajo, creado en Intel y popularizado más recientemente por Google, que facilita este proceso. Actualmente es utilizado por muchas organizaciones independientemente de cual sea su negocio o su tamaño. El nombre OKR es un acrónimo, que viene del inglés ‘Objectives and Key Results’. El modelo se basa en identificar los objetivos de negocio más críticos y definir, para cada objetivo, algunos resultados clave cuantitativos que se deben lograr en un período determinado para alcanzar dicho objetivo. Cada objetivo tiene asociados 2 a 5 resultados clave, no más, para mantener la simplicidad del sistema.

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¿Qué es un OKR?

Un buen objetivo está redactado de manera simple y clara, garantizando que cualquiera en la organización pueda comprenderlo, es frecuente que los objetivos contengan palabras y expresiones típicas de la organización o del equipo que los está definiendo.

Son cualitativos, inspiradores y a su vez alcanzables.

El objetivo responde a la pregunta ¿Qué queremos lograr? por ejemplo, “ser un excelente lugar para trabajar” o “encantar a nuestros clientes”. Los resultados clave por su parte, contienen los criterios de éxito que definen cómo sabremos si alcanzamos el objetivo. Un buen resultado clave es una afirmación cuantitativa, que nos permite medir su logro, generalmente positiva y que implica un alto desafío para quienes tienen la responsabilidad de alcanzarlo. Por ejemplo, “alcanzar un 98% de clientes satisfechos en el segundo trimestre del año”.

La importancia de las iniciativas para alcanzar resultados

Para alcanzar los resultados clave que conducen al objetivo, es necesario definir iniciativas; planes de acción que deberán ser monitoreados frecuentemente y ajustados de acuerdo a los resultados obtenidos.

Características

La gestión con OKRs tiene algunas características que la diferencian de los procesos tradicionales de gestión por objetivos, entre ellas se destacan:

– Foco

Definir OKRs nos obliga a identificar cuáles son los logros más relevantes para el período. Utilizando períodos cortos se hace necesario priorizar los logros que tendrán mayor impacto y concentrarse en ellos.

– Simplicidad

El objetivo define qué queremos lograr y los resultados clave establecen cómo se va a medir el logro.

– Agilidad

Los ciclos de definición de OKRs son cortos y permiten responder rápidamente a los cambios, integrando lo aprendido en cada ciclo para el siguiente. El proceso de fijación debe ser simple y poder realizarse en muy poco tiempo, en contraste con los procesos de fijación de objetivos anuales que puede incluso tomar meses.

– Flexibilidad

No existe una única manera de utilizar OKRs. El modelo debe adaptarse a las condiciones particulares de la organización o el equipo que lo esté implementando.

– Alineación vertical y horizontal

La definición de OKRs es un proceso bidireccional (bottom-up y top-down), no cascadean directamente de un nivel a otro como ocurre con otras herramientas de gestión por objetivos. A partir de los OKRs de la organización, o de lineamientos del nivel superior, cada equipo define cuál será su contribución a los mismos proponiendo sus propios objetivos y resultados clave, que luego serán validados por el nivel superior. El modelo prevé que la mayoría de los OKR de un equipo contribuyan a los OKR del nivel superior (típicamente el 60%). A su vez, dado que los objetivos de un equipo en general dependen y/o impactan el trabajo de otros equipos, es fundamental realizar una validación horizontal de los OKRs con los demás involucrados. Muchas veces incluso se definen OKRs compartidos entre equipos, promoviendo una mayor colaboración.

– Transparencia

Una vez definidos, los OKRs son conocidos y públicos, están accesibles para todos en la organización. De esta manera resulta simple conocer en qué se está focalizando cada equipo e identificar interdependencias entre equipos, ver cuáles son las iniciativas que concentran la mayor parte del trabajo y aquellas que no están recibiendo atención y/o no están alineadas al resto de la organización. Por ejemplo, algunos equipos de Google muestran sus Key Results en la firma de sus correos electrónicos.

– Desafíos y aprendizaje

Trabajar con OKR implica definir objetivos aspiracionales y metas realmente desafiantes, que requieran repensar y cambiar la manera en que se hacen las cosas para alcanzar el rendimiento esperado. Los resultados clave, si están bien definidos, ayudan a ampliar las capacidades de los equipos, alcanzando nuevos niveles de performance.

 “Moonshots” y “Rootshots”

Si los OKRs son suficientemente ambiciosos es muy probable que no se puedan lograr en un 100%. Muchas veces, sobre todo las primeras implementaciones de OKRs, para cada objetivo se define un mix de resultados clave, algunos muy desafiantes (moonshots) y otros desafiantes, pero con altas probabilidades de ser alcanzados si el equipo se enfoca en ellos (rootshots) con lo que se apunta a obtener un 70% y no el 100% como en enfoques más tradicionales.

Gestión por objetivos: ¿Los OKRs son adecuados para mi organización?

Los sistemas de gestión por objetivos son una herramienta que permite alinear de manera consistente el esfuerzo de las personas asegurando que todos aportan valor al desarrollo de la organización, y facilitan que cada uno comprenda cuál es su contribución. Para ser efectivo, cualquier sistema de gestión por objetivos debe adaptarse de acuerdo al contexto y cultura de la organización. A la hora de implementar estos sistemas, es de suma importancia el rol del implementador, quien con su expertise va a poder realizar un correcto diagnóstico de la cultura y del ambiente y, con esto, ayudar a seleccionar el sistema de gestión por objetivos que más se adecue (SMART, OKRs, etc.). Además, este rol es clave para guiar a la organización en el proceso de implementación. En entornos altamente cambiantes y culturas ágiles los OKRs pueden aportar la flexibilidad necesaria para alcanzar nuevos niveles de performance y crear el mejor ambiente para trabajar.

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Sobre los autores

Carolina Barrientos

Es parte del equipo de Xn desde 2012, ha liderado la implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) y la gestión de proyectos para clientes en distintas industrias. Actualmente como Especialista en Gestión, colabora con nuestros clientes implementando sistemas de Gestión por Objetivos y brindando apoyo al rol de Gestión Estratégica en diferentes organizaciones. Con diez años de experiencia en Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios, ha integrado equipos de trabajo multidisciplinarios en el ámbito público y privado. Es PMP y posee un Maestría en Dirección de Proyectos de Innovación y Desarrollo de Productos

Gastón Martirena

Es parte del equipo de Gestión de Proyectos de Xn desde 2015, brindando apoyo en la implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos Estratégicos (PMO) y la gestión de proyectos para clientes en distintas industrias. Cuenta con más diez años de experiencia Dirección de Proyectos y Gestión del Cambio Organizacional, dirigiendo e integrando el trabajo de equipos de trabajo multidisciplinarios. Ingeniero en Informática, MBA con especialización en Dirección y Estrategia y Professional Scrum Master certificado. Tutor de Planes de Negocios en la Facultad de Administración y Ciencias Sociales de la ORT.